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在招投标过程中供应商要提高中标率,应避免不必要失误
[来源:原创]  [作者:admin]  [日期:14-05-08]  [关键字:在招投标过程中供应商要提高中标率,应避免不必要失误 ]

    政府采购是政府和供应商之间的交易行为,没有供应商的积极参与,政府采购就不可能进行下去,或者无法收到应有的成效。进行这样的培训交流活动,就是希望在广大供应商和采购机构之间架起一座沟通的桥梁。
    政府采购招投标既是公平的竞争,同时也是公司实力、信誉、经验等多方面综合能力的比武。可是有时侯一些看起来不起眼的细小疏忽,会让供应商与中标无缘。供应商要想增加中标机会,应注意以下几个方面:
(一)及时进行注册登记,准确了解、过滤政府采购招标项目信息,选择适合本企业的招标项目进行投标。
由于目前尚没有全国性的供应商资料库,因此供应商到各地进行注册登记是有必要的。对前来办理注册登记的供应商,采购中心免费办理登记手续;对于外地电话联系注册的供应商,我们会以传真或电子邮件形式发送“供应商注册登记表”,减少公司的旅途奔波。

   招标工作中经常有这样的情形,一个公开招标项目结束后,听到有一些颇有实力的公司说“怎么不知道这个项目!”这就说明及时了解项目信息是投标工作的第一步。政府采购中心的项目招标公告,都是依法在指定媒体上发布。现在各种各样的招标项目很多,公司要对招标信息进行过滤,投与公司能力接近的项目,减少不必要的支出。
(二)投标是系统性的工作,公司要组织一个工作班子,认真准备好相关重点内容。
投标工作往往时间紧、任务重,编制投标文件涉及方方面面的内容,有大量的文字资料需要准备、校对、核实,是一件系统性的工作,很多供应商只靠一、二个人加班突击编制标书,往往缺东少西,标书质量没保证。如果组织一个有销售、技术、财务、服务、经理等人员组成的工作班子,各自分工,就可以避免不少人为的失误,把招标工作重点内容的资料准备好,主要有:1、技术参数方面;2、报价方面;3、培训及售后服务能力方面;4、公司的资质、信誉方面等。
(三)在编制投标文件时要认真研究采购需求,有针对性地提供投标产品。
以货物招标为例,招标项目的技术需求,一般只提技术参数,但满足全部要求的品牌或产品档次往往有好几种。现在评标一般采用综合打分评审法,系统考虑报价、技术和资信服务等。公司如果提供产品的档次非常高,技术性方面会占优势,但由于价格高出一大截,报价就没有优势,因为政府采购项目有资金预算控制。反之,报价很低,主要技术参数都不能满足,也没有实际意义。所以,公司要认真研究招标文件、技术需求等,有针对性地提供产品,提供性能价格比高的产品,这样就符合政府采购“物有所值”的原则,也提高了公司中标的概率。
(四)在报价方面,一要适中,二要一步到位,把握机遇。
对于公开招标、邀请招标、询价采购项目,报价都是一次性的,一经投标截止就不能更改,公司要仔细考虑报价的合理性。前两年,不少公司落标后说某某项目我也可以比中标公司那个价位还低,以为开标后还可以谈,还有降价的空间,就是失误。对于竞争性谈判采购项目,因为谈判轮次的多少在评委会掌握,公司以为谈两轮,可能就谈一轮结束了,你没有一步到位,往往就不能把握机遇,导致事后后悔。即使对于独家经营、单一来源采购,如果公司报价过高,甚至超出采购预算很多,也往往无法成交,导致流标。这样的事情也是比较多见的。
(五)采购单位越来越重视售中、售后服务和公司综合实力,评审时也会认真比较,公司要认真对待。
实事求是地说,供应商对售前工作很重视,但有些公司合同签订后往往放松,对售中、售后服务有所忽视,导致用户不满意。公司综合实力主要看平时做得怎么样,投标书中承诺了就要能够做到,不要开空头支票,否则就会失去信任。现今社会是信息社会,信息呈现出网络式传播的特点:一是快捷,二是传播过程中效果容易被放大,三是改正错误的代价极大,特别是社会关注的焦点问题。一家企业一旦在某地、某个项目投标或履行合同过程中有不诚信的表现,很容易被迅速传播、放大,错误一旦造成,损失极大。也就是俗语说的“好事不出门、坏事传千里”。反之,公司有实力、能够做得到的,如果没有在投标文件中“白纸黑字”充分地展示出来而落标,对公司自身、采购单位,也是一种很大的损失。
(六)投标中容易失误的几个细小注意事项:
1、投标截止时间:
投标时间一般分为投标截止时间和开标时间,公司千万不要混淆,主要看投标截止时间,一般公证处在场,过时就不接收投标了,比如上午9时整。公司要考虑去开标会场路途、堵车等因素,留够提前量,不要老搞惊险的紧张动作。
2、投标保证金:
一要及时,二要足额。省内、省外都发生过因为公司的投标保证金不到规定数额或比例而被采购机构核实甚至被其他供应商举报属实而被取消投标、中标资格的案例,十分可惜。
3、文件装订:
对投标文件来说,资料完整、前后一致是最基本的要求。投标文件的外观虽不是至关重要,但确实也是公司形象的直接展示,所以招标书中要求投标文件要大体编排整齐有序,以便于评委阅读、查找和有关单位日后归档保管。
大部分公司已经做得很好,仍有公司:1、直接把散页的投标文件放在投标信袋中,缺东少西,每一本都不一样。报价、交货期前后不一致、金额大小写不一致,就会给评委留下不好的第一印象;2、对于分包招标的项目,如果招标书明确要求以包为单位编制标书进行投标,就不要把几个包编制装订在一起,因为接受标书是分包收取、统计的,评标可能是分组不在同一个地点同时进行的。
4、技术参数实质性响应:
在规格响应方面,要填写“规格响应表”,经常有公司把左边招标要求的技术参数在右边原样不动地照抄一遍,甚至连错别字也完全一样,就说明部分公司还不知道实质性响应的含义。比如招标中某个必须定到具体数值的指标“要求大于或等于10”,这是招标的最低要求,公司就要标明你投标的是到底10,或者是11、12,这才是实质性响应。如果公司投标产品指标也说是“大于或等于10”,以为这样就是实质性响应,就要闹笑话。
5、正确使用书面询问:
公司拿到招标书后,可能会在技术、商务方面发现一些不明确的问题,不乏有一些会影响到投标报价高低、交货期限长短。公司系统研究完招标书后,就要尽快向采购中心书面致函询问,经与有关方面商议后,对于需要答复的事项,采购中心会及时向参加投标的所有供应商发出“说明函”,作为招标书的合法组成部分。这里提醒大家注意,一要提出来,以免日后后悔;二是要尽快提出,最迟要在投标截止前3天前提出,不然经过一个协商过程,答复时间就来不及。

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